REGISTRATION, CANCELLATION AND REFUND POLICY

1. Détails et calendrier de l’inscription

Le nombre de places étant limité, les inscriptions seront acceptées selon le principe du premier arrivé, premier servi, sous réserve du respect des critères et dates du calendrier d’inscription ci-dessous.

Pour participer aux visites d’entreprises et aux ateliers de formation, assurez-vous de réserver votre place au moment de l’inscription au Forum.

ETAPE	DEADLINE
Launch of the call for applications	30 novembre 2025
Deadline for submission of interest (online or by email)	15 janvier 2026
1st Versement des frais d’inscription (40%)	30 janvier 2026
Submission of visa applications forms	1st mars 2026
2nd/rd Versement des frais d’inscription (30%)	30 avril 2026
3nd/rd Versement des frais d’inscription (30%)	30 mai 2026
Preparation of participants (online and face-to-face meetings)	18 avril – 18 mai 2026
Departure from Cameroon	8 juin 2026
Start of the Forum	10 juin 2026

2. Couverture Médiatique

Les organes de presse qui souhaitent assurer la couverture médiatique au Forum doivent communiquer avec nous au forecicc@gmail.com. Pour toute question, veuillez communiquer avec l’équipe au forecicc@gmail.com. au forecicc@gmail.com.

3. Participants internationaux (PME – Cameroun et pays africains)

Des lettres d’invitation seront envoyées exclusivement aux délégués qui auront complété au moins la première tranche des frais d’inscription à la date du 30 janvier 2026.

 

===> Montant des frais d’inscription pour les PME et municipalités d’Afrique :
Les participant.e.s des PME et municipalités africaines doivent verser la somme totale de trois millions francs CFA (3 000 000 FCFA par participant.e).

 

Ces frais incluent les services suivants :
• Frais de visa ;
• Frais du stand d’exposition-vente ;
• Hébergement pendant 10 jours (9 nuitées) en chambre standard ;
• Repas pendant 10 jours (2 repas par jour) ;
• Transport à partir de l’aéroport et retour.

4. PME déjà enregistrées au Canada

Please register by following this link https://docs.google.com/forms/d/1v2pqF9aNgQtXQfwEpYpNV0iCNfpo0qsw0OYw5_J260Y/edit or contact the Team by sending an email to forecicc@gmail.com.

===> Montant des frais d’inscription pour les PME du Canada
Ces PME paient exclusivement le prix du stand (100$ par jour) pour un total de 1000$. Celles qui désirent un hébergement à Toronto devront débourser en plus 300$ par jour. Ce montant inclus deux repas offerts par jour.

 

5. Entreprises publiques, fonctionnaires et grandes entreprises privées
Les participants appartenant aux entreprises publiques, aux grandes entreprises privées ainsi que les fonctionnaires et agents publics doivent s’acquitter des frais de six millions de francs CFA (6 000 000 FCFA) par participant. Ce montant inclut tous les services suivants :
• Frais de visa ;
• Hébergement pendant 10 jours (9 nuitées) en chambre VIP ;
• Repas pendant 10 jours (2 repas par jour) ;
• Transport à partir de l’aéroport et retour ;
• Une entrée pour un match du Mondial de football 2026 à Toronto.

Les frais de stand des entreprises et administrations publiques et des grandes entreprises privées sont négociés avec le Comité d’organisation.

6. Dispositions particulières
Chaque participant.e doit présenter une carte de crédit pour sa caution à l’enregistrement à l’hôtel et est responsable de ses consommations au mini-bar et de toute autre dépense engagée à titre personnel.

Les tarifs ci-dessus peuvent être ajustés en fonction des besoins particuliers des participants, de chaque entreprise, municipalité ou administration. Par exemple, si un.e participant.e dispose déjà du visa canadien ou d’un hébergement, les frais y afférents seront retranchés de sa facture.

7. Inscription de groupe

Les inscriptions de plusieurs personnes appartenant à la même PME, organisation, administration publique ou municipalité sont négociées directement avec le Comité d’organisation. Pour cela, veuillez écrire à forecicc@gmail.com.

8. Droits et privilèges des personnes inscrites

Following registration, each person gains access to the rights and privileges associated with participation in the Forum, as described on the website.

Les droits et privilèges sont accordés individuellement et ne peuvent être partagés avec d’autres personnes. De plus, les remplacements ne sont pas permis après le début du Forum.

Les déléguées et délégués peuvent se faire remplacer par une autre personne de leur organisation jusqu’à 24 heures avant le début du Forum, à condition que cela ne nécessite pas de frais supplémentaires pour les organisatrices du Forum.

To change the name of a participant, please send an email to forecicc@gmail.com and request a replacement. If a registrant cannot be replaced, the cancellation policy will apply.

9. Date limite pour s’inscrire
La date limite pour l’inscription est le 30 janvier 2026, à minuit (heure du Cameroun).

10. Paiements

Registration fees must be paid by the following means:

• Virement bancaire Interac effectué au Canada par courriel forecicc@gmail.com;
• Effectuer un virement international directement au Canada sur le compte suivant ::
  
  

  Bank Code	Transit Number	Numéro Compte	SWIFT Code	Business Name and address
  003	01517	008911	ROYCCAT2	ACXED Consulting, Inc. Address : 817, Mikinak RD Ottawa ON K1K 4Z9 Canada

• Ou alors, effectuer un dépôt ou un versement au Cameroun sur le compte suivant ::
  
  

  Bank Code	Transit Number	Numéro Compte	Clé	SWIFT Code	Business Name and address
  100023	00031	13283013000	06	CRLYCMCXXX CAMEROUN	DIFOUM NKONGO Catherine

  IBAN: CM21 1000 2000 3113 2830 1300 006 – SCB Cameroun Yaounde

This payment must be made at the time of registration for it to be considered valid.

11. Confirmation d’inscription

Once the full payment is made, you will send your proof of payment by email to forecicc@gmail.com. You will then receive a registration confirmation by email.

12. Annulation

To cancel your registration to the Forum, you must send us an email at forecicc@gmail.com. Les demandes d’annulation faites par d’autres moyens NE SERONT PAS acceptées. Les frais d’annulation s’appliqueront (25% du montant payé).

13. Calendrier et pourcentage de remboursement

Le montant de votre remboursement dépendra du moment où nous recevrons votre demande d’annulation et du motif invoqué. Veuillez consulter ce calendrier pour connaître les différents montants :

DATES TO RECEIVE CANCELLATION REQUEST	REFUND
Au plus tard le 20  février 2026 (23 h 59, heure du Cameroun)	95%
Du 21 février au 30 avril 2026 (23 h 59, heure du Cameroun)	50%
Du 1st mai au 07 juin 2026 (23 h 59, heure du Cameroun)	75% pour les cas de refus de visa et raison médicale justifiée 25% pour les autres cas
À compter du 08 juin 2025 (23 h 59, heure du Cameroun)	NO REFUND

Les demandes d’annulation pour cause de non-obtention du visa seront reçues et traitées avec diligence jusqu’au 07 juin 2026. Dans ce cas spécifique, le délégué recevra 75% du remboursement de ses frais d’inscription.

Après cette date, nous évaluerons EXCLUSIVEMENT les demandes de remboursement pour des raisons médicales et pour refus de visa. Pour demander un remboursement pour une raison médicale, veuillez joindre une lettre de votre médecin. La date limite pour présenter ce type de demandes est le 30 mai 2026.

Nous n’accordons pas de remboursement pour des absences non justifiées, ni de remboursement partiel pour certaines activités du Forum auxquelles vous n’avez pas pu assister. Cela inclut les déplacements, visites, repas et événements dont le coût est compris dans l’enveloppe des frais d’inscription.

Tous les remboursements sont effectués au plus tard, 10 jours après la fin du Forum, sur la carte de crédit initialement utilisée pour le paiement ou par virement bancaire dans le compte utilisé pour le paiement, en retenant les frais bancaires. La mention suivante apparaîtra sur le relevé de carte de crédit ou du compte bancaire une fois le remboursement effectué : FORECICC – REFUND.

Le Comité d’organisation
FORECICC2026